С чего начать разработку документов по охране труда в организации в 2026 году

С чего начать разработку документов по охране труда

Удобнее всего организовать работу последовательно.

Шаг 1. Определите обязательные требования

Необходимо составить перечень нормативных документов, которые распространяются на деятельность организации.

В него могут входить:

• Трудовой кодекс РФ;
• отраслевые Правила по охране труда;
• приказы Минтруда России;
• нормативные документы других ведомств;
• требования к эксплуатации оборудования;
• санитарные нормы;
• иные обязательные требования.

Не следует добавлять документы только потому, что они присутствовали в чужом комплекте документации.

Шаг 2. Назначьте ответственных лиц

Приказами работодателя назначаются необходимые ответственные.

В зависимости от деятельности это могут быть лица, отвечающие:

• за охрану труда;
• пожарную безопасность;
• электрохозяйство;
• безопасное производство отдельных работ повышенной опасности;
• эксплуатацию оборудования;
• другие направления.

Полномочия и обязанности ответственных необходимо закрепить документально.

Шаг 3. Проведите анализ рабочих мест

Соберите сведения о:

• штатном расписании;
• фактических трудовых функциях;
• рабочих местах;
• оборудовании;
• используемом инструменте;
• материалах и веществах;
• выполняемых операциях;
• условиях труда.

При анализе необходимо учитывать не только название должности, но и то, что человек делает фактически.

Шаг 4. Сформируйте перечень необходимых документов

После анализа определяют, какие документы требуются конкретной организации.

Перечень можно утвердить приказом.

В него не следует автоматически включать документы, которые не относятся к фактически выполняемым работам.

Шаг 5. Разработайте базовые локальные акты

К основным документам относятся:

• политика в области охраны труда;
• Положение о СУОТ;
• положение о порядке обучения либо соответствующий раздел Положения о СУОТ;
• перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда;
• другие необходимые процедуры.

Разработка и внедрение СУОТ должна учитывать структуру организации, рабочие процессы и результаты оценки рисков.

Шаг 6. Разработайте инструкции по охране труда

Инструкции составляются с учетом:

• результатов СОУТ;
• профессиональных рисков;
• трудовых функций работников;
• Правил по охране труда;
• технической документации;
• используемого оборудования и инструмента.

Именно поэтому разработка инструкций должна происходить после получения основной информации о рабочих местах.

Шаг 7. Организуйте обучение

Необходимо определить:

• какие сотрудники проходят обучение;
• по каким программам;
• кто проводит инструктажи;
• кто входит в комиссию по проверке знаний;
• кого необходимо направить в учебный центр.

Если работодатель самостоятельно проводит обучение, необходимо разработать соответствующие программы.

Организовать подготовку работников можно через обучение по охране труда.

Шаг 8. Организуйте контроль и актуализацию

После разработки документов работа с ними не заканчивается.

В СУОТ необходимо определить:

• периодичность внутреннего контроля;
• ответственных за актуализацию;
• основания для пересмотра документов;
• порядок утверждения новых редакций;
• порядок ознакомления работников.

Изменение оборудования, технологий, штатной структуры или профессиональных рисков должно отражаться в документации.

Какие документы разрабатываются в первую очередь

Последовательность зависит от конкретной организации, но практически комплект формируется следующим образом.

Приказы о назначении ответственных лиц оформляются одними из первых.

После этого разрабатывается политика в области охраны труда как часть системы управления охраной труда.

Далее учитываются результаты СОУТ. Для вновь организованных рабочих мест специальная оценка проводится в установленные законодательством сроки.

После анализа рабочих мест формируются перечень опасностей и документы по профессиональным рискам.

На основании результатов анализа и оценки рисков разрабатывается Положение о СУОТ.

Затем формируют:

• перечень инструкций по охране труда;
• сами инструкции;
• положение о порядке обучения;
• документы о комиссии;
• программы инструктажей и обучения;
• перечни работников, освобожденных от первичного инструктажа, если такое освобождение применяется;
• перечень мероприятий по улучшению условий труда;
• другие необходимые ЛНА.

При однотипных процессах организация также вправе разрабатывать собственные правила или стандарты по охране труда.

Этот блок позже лучше заменить визуальной схемой «Документы по охране труда с нуля: правильная последовательность».

Как правильно разрабатывать инструкции по охране труда

Инструкция должна описывать безопасный порядок выполнения реальной работы конкретного сотрудника, а не абстрактные требования.

На основании каких документов разрабатывают инструкции

Приказ № 772н предусматривает использование:

• государственных нормативных требований охраны труда;
• соответствующих Правил по охране труда;
• результатов анализа трудовой функции;
• результатов СОУТ;
• результатов оценки профессиональных рисков;
• документации изготовителей оборудования и инструментов;
• сведений о причинах несчастных случаев;
• других данных, связанных с безопасностью выполняемой работы.

Какие инструкции бывают

Инструкции разрабатываются:

• по должности или профессии;
• по виду выполняемой работы.

Один документ может распространяться на несколько должностей, если трудовые функции и выявленные опасности совпадают.

Как учитывать СОУТ и профессиональные риски

Опасности, выявленные при ОПР, необходимо учитывать в содержании инструкции.

Например, если на рабочем месте существует риск наезда погрузчика, инструкция должна содержать конкретные требования:

• маршрут безопасного передвижения;
• правила нахождения в зоне движения техники;
• необходимые запреты;
• предусмотренные меры защиты.

Документ должен переводить результаты оценки рисков в понятные действия работника.

Кто утверждает инструкцию

Инструкция является локальным нормативным актом.

При наличии профсоюза ее принимают с учетом мотивированного мнения представительного органа работников в предусмотренном законодательством порядке.

Утверждает инструкцию руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Как часто пересматривать инструкции

Фиксированного универсального срока Приказ № 772н не устанавливает.

Плановую периодичность работодатель определяет самостоятельно.

Внеочередной пересмотр проводят, в частности:

• при изменении условий труда;
• внедрении новой техники;
• изменении технологии;
• по результатам расследования несчастных случаев и аварий;
• по требованию инспекции труда.

Из каких разделов состоит инструкция по охране труда

Инструкция содержит пять основных смысловых разделов.

Общие требования охраны труда

Указываются:

• условия допуска к работе;
• требования к обучению;
• медицинские осмотры;
• выявленные опасности;
• необходимые СИЗ;
• правила поведения на территории организации.

Требования перед началом работы

Описываются:

• осмотр рабочего места;
• проверка оборудования;
• проверка инструмента;
• проверка СИЗ;
• действия при обнаружении неисправностей.

Требования во время работы

Устанавливаются:

• безопасные методы и приемы;
• порядок выполнения операций;
• правила использования оборудования;
• требования к обращению с материалами;
• запреты.

Требования в аварийных ситуациях

Указываются:

• возможные аварии;
• действия работника;
• порядок оповещения;
• действия при пожаре и других происшествиях;
• порядок оказания первой помощи.

Требования по окончании работы

Описываются:

• отключение оборудования;
• уборка рабочего места;
• снятие и хранение СИЗ;
• передача смены;
• сообщение руководителю о выявленных неисправностях.

Дополнительно могут оформляться титульный лист, лист согласования и лист ознакомления.

Распространенные ошибки при разработке документов

Копирование шаблонов

В инструкции остаются оборудование, профессии или операции, которых в организации фактически нет.

Это один из самых очевидных признаков формального подхода.

Использование устаревших нормативных документов

В ЛНА продолжают ссылаться на:

• отмененные типовые инструкции;
• утратившие силу Правила;
• старые санитарные нормы.

При актуализации необходимо проверять действительность нормативной базы.

Нет связи с профессиональными рисками

Например, в карте ОПР указана опасность движения транспорта, а в инструкции работника она никак не отражена.

Документы должны описывать одну и ту же систему безопасности.

Инструкция учитывает только название должности

Сотрудник может выполнять несколько видов работ, каждый из которых имеет собственные опасности.

В таком случае необходимо учитывать и его должность, и фактически выполняемые виды работ.

Отсутствует актуализация

Организация приобрела новое оборудование или изменила технологию, но документы остались прежними.

Такая ситуация особенно опасна, если в результате изменений появились новые профессиональные риски.

Какие документы чаще всего проверяет ГИТ

Состав запрашиваемых документов зависит от предмета конкретного контрольного мероприятия.

На практике работодателю необходимо быть готовым представить документы, подтверждающие функционирование охраны труда.

В их числе:

• Положение о СУОТ;
• политика в области охраны труда;
• инструкции;
• документы об ознакомлении работников;
• программы обучения;
• документы регистрации инструктажей;
• протоколы проверки знаний;
• необходимые сведения из реестра обученных лиц;
• отчет о СОУТ;
• декларация соответствия условий труда, если она оформлялась;
• материалы оценки профессиональных рисков;
• планы мероприятий.

За нарушение государственных нормативных требований охраны труда может применяться часть 1 статьи 5.27.1 КоАП РФ.

Для должностного лица предусмотрено предупреждение или штраф от 2 000 до 5 000 рублей, для организации — предупреждение или штраф от 50 000 до 80 000 рублей.

Чек-лист: разрабатываем документы по охране труда с нуля

Проверьте последовательность:

• ответственные лица назначены приказами;
• собраны сведения о рабочих местах;
• определены фактические трудовые функции;
• определены применимые Правила по охране труда;
• проведена СОУТ;
• проведена оценка профессиональных рисков;
• утвержден перечень документов;
• разработаны политика и Положение о СУОТ;
• разработаны инструкции;
• подготовлены программы инструктажей и обучения;
• работники прошли необходимое обучение;
• результаты обучения документированы;
• установлен порядок внутреннего контроля;
• определены основания пересмотра документации.

Чек-лист: проверяем инструкции на актуальность

Инструкция требует внимания, если хотя бы на один вопрос ответ отрицательный:

• ссылки ведут на действующие нормативные документы;
• опасности соответствуют материалам ОПР;
• описано фактически используемое оборудование;
• инструкции разработаны на должности и виды выполняемых работ;
• работники ознакомлены с документами;
• учтены последние результаты СОУТ;
• учтены результаты ОПР;
• документ пересмотрен после изменения оборудования и технологии.

Минимальный комплект документов для организации до 50 работников

Небольшой организации могут потребоваться:

• приказ о возложении обязанностей специалиста по охране труда либо договор со сторонней организацией;
• приказ об ответственном за пожарную безопасность;
• приказ об ответственном за электрохозяйство;
• политика в области охраны труда;
• Положение о СУОТ;
• положение о порядке обучения;
• приказ о комиссии;
• инструкции по должностям и видам выполняемых работ;
• программы вводного и первичного инструктажей;
• документы регистрации инструктажей;
• протоколы проверки знаний;
• отчет о СОУТ;
• документы оценки профессиональных рисков;
• план мероприятий по снижению рисков;
• перечень мероприятий по улучшению условий труда;
• журнал учета микротравм;
• журнал регистрации несчастных случаев.

Конкретный состав необходимо определять исходя из деятельности организации, рабочих мест и выполняемых процессов.