Статьи 214 и 217 ТК РФ обязывают работодателя обеспечить создание и функционирование системы управления охраной труда. СУОТ представляет собой комплекс взаимосвязанных элементов, которые определяют политику и цели работодателя в области охраны труда, распределяют обязанности и устанавливают процедуры достижения поставленных целей.
Функционирование системы во многом подтверждается документами. По ним можно установить, как распределены обязанности, проведены ли оценка профессиональных рисков и обучение, организованы ли медицинские осмотры, обеспечение СИЗ, внутренний контроль и другие процессы.
Поэтому разработка документов СУОТ должна начинаться не с заполнения готовых шаблонов, а с анализа фактической деятельности организации.
Что такое документированная информация СУОТ
Документированная информация СУОТ — это совокупность локальных нормативных актов, организационно-распорядительных документов, записей и форм, которые фиксируют процессы системы управления охраной труда.
Документы решают три основные задачи.
Подтверждают выполнение обязанностей работодателя. По ним можно установить, как организация выполняет требования статей 214 и 217 ТК РФ.
Используются при расследовании происшествий. Документы позволяют определить, какие меры безопасности были предусмотрены и выполнены до несчастного случая.
Создают основу для внутреннего контроля. Руководитель и специалист по охране труда могут отслеживать выполнение процедур, выявлять нарушения и планировать корректирующие мероприятия.
Основной документ — Положение о СУОТ. Его примерная структура установлена приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 776н.
Слово «примерное» означает, что работодатель должен адаптировать систему под собственную структуру, виды работ, оборудование, профессиональные риски и другие особенности деятельности. Простого копирования текста нормативного акта недостаточно.
Подробнее о комплексной разработке системы можно узнать на странице разработки и внедрения СУОТ.
Какие документы входят в СУОТ
Состав документов зависит от деятельности организации, структуры, численности работников, оборудования, результатов СОУТ и оценки профессиональных рисков.
Положение о СУОТ
Основной локальный акт, который устанавливает структуру системы, распределение обязанностей и порядок функционирования процессов охраны труда.
Политика в области охраны труда
Определяет принципы и приоритеты работодателя в сфере обеспечения безопасности работников.
Политику обычно включают отдельным разделом в Положение о СУОТ, хотя она может оформляться и самостоятельным документом.
Документы по процессам СУОТ
В зависимости от организации могут разрабатываться документы, регулирующие:
- обучение и инструктажи;
- медицинские осмотры;
- обеспечение работников СИЗ;
- управление профессиональными рисками;
- расследование происшествий;
- внутренний контроль;
- реагирование на аварийные ситуации;
- другие процессы охраны труда.
Процедуры можно закреплять непосредственно в Положении о СУОТ либо оформлять отдельными локальными документами.
Документы по управлению профессиональными рисками
К ним относятся:
- перечень идентифицированных опасностей;
- описание применяемого метода оценки;
- карты или реестр профессиональных рисков;
- план мероприятий по снижению уровней риска.
Управление профессиональными рисками является одним из ключевых процессов СУОТ. Подробнее о проведении процедуры: оценка профессиональных рисков.
Документы по обучению
В комплект могут входить:
- положение о порядке обучения;
- программы инструктажей;
- программы обучения;
- приказ о создании комиссии по проверке знаний;
- документы регистрации инструктажей;
- протоколы проверки знаний;
- другие документы, предусмотренные действующим порядком обучения.
Отдельное положение о порядке обучения необязательно: соответствующие процедуры могут быть включены непосредственно в Положение о СУОТ.
Документы по расследованию травм и профзаболеваний
Необходимо держать в комплекте приказы о создании комиссии, акты по форме Н-1, журнал учета несчастных случаев и материалы расследований.
Документы внутреннего контроля
Работодатель определяет:
- порядок проведения внутренних проверок;
- периодичность контроля;
- формы актов и отчетов;
- порядок устранения выявленных нарушений;
- формы планов корректирующих мероприятий.
Другие документы
Часть документов требуется независимо от вида деятельности: Положение о СУОТ, приказы на ответственных за охрану труда, материалы оценки профрисков, документы по обучению, результаты СОУТ и другие обязательные документы.
Дополнительные документы разрабатываются при наличии соответствующих оснований:
- нормы выдачи СИЗ — при наличии вредных факторов;
- списки работников на медосмотры — при наличии факторов и видов работ, предусмотренных действующими требованиями;
- наряды-допуски — при выполнении работ повышенной опасности;
- специальные инструкции и регламенты — при использовании соответствующего оборудования и выполнении отдельных видов работ.
Общий подход к формированию локальной документации рассмотрен также в статье «С чего начинать разработку локальных документов по охране труда?».
С чего начать разработку документов СУОТ
Подготовительный этап определяет качество будущего комплекта документов. Если сразу использовать шаблоны без анализа деятельности, документы часто не соответствуют реальной структуре и фактическим условиям труда.
Анализ деятельности организации
Необходимо определить:
- какие работы выполняются;
- какие подразделения существуют;
- какое оборудование используется;
- какие технологические процессы выполняются;
- какие отраслевые правила охраны труда применяются;
- какие работы относятся к повышенной опасности.
Анализ структуры организации
Определяются подразделения, филиалы, обособленные рабочие зоны, схема подчинения и взаимодействия.
От структуры организации напрямую зависит распределение обязанностей между ответственными лицами.
Анализ результатов СОУТ
Необходимо собрать информацию:
- о классах условий труда;
- выявленных вредных и опасных факторах;
- гарантиях и компенсациях;
- рабочих местах, требующих дополнительных мероприятий.
При необходимости проводится специальная оценка условий труда.
Анализ профессиональных рисков
Необходимо определить перечень опасностей, уровни риска и мероприятия по их снижению.
Эта информация ключевая: без нее любая, даже реально работающая СУОТ будет признана неправомерной.
Определение ответственных лиц
Работодатель распределяет обязанности между:
- руководителем организации;
- специалистом по охране труда;
- руководителями подразделений;
- лицами, проводящими инструктажи;
- ответственными за отдельные процессы и направления.
Обязанности закрепляются приказами, должностными инструкциями и локальными нормативными актами.
Пошаговый алгоритм разработки документов СУОТ
Шаг 1. Разработайте Положение о СУОТ
Это документ первого уровня, который задает общую структуру системы.
Положение разрабатывают с учетом Примерного положения, утвержденного приказом Минтруда № 776н, адаптируют под деятельность конкретной организации и утверждают установленным работодателем порядком.
При наличии представительного органа работников учитывается его мнение в предусмотренных законодательством случаях.
Шаг 2. Определите процессы СУОТ
Необходимо перечислить процессы, которые фактически действуют в организации.
Например:
| Процесс СУОТ | Документы на выходе | Кто ведет на практике |
|---|---|---|
| Управление профессиональными рисками | Перечень опасностей, карты или реестр рисков, план мероприятий | Специалист по охране труда, назначенные ответственные |
| Обучение и инструктажи | Программы, документы регистрации инструктажей, протоколы | Специалист по охране труда, руководители подразделений |
| Медицинские осмотры | Перечни факторов и работ, списки, направления, заключения | Ответственные работники, кадровая служба |
| Обеспечение СИЗ | Нормы выдачи, личные карточки, документы учета | Назначенные ответственные |
| Расследование происшествий | Приказы о комиссии, акты, материалы расследования | Комиссия, назначенные ответственные |
| Учет микротравм | Документы регистрации и рассмотрения микроповреждений | Назначенный работодатель |
| Внутренний контроль | Планы проверок, акты, корректирующие мероприятия | Руководитель, служба охраны труда |
Для каждого процесса необходимо определить:
- ответственного;
- порядок выполнения;
- периодичность;
- форму контроля;
- документы, которые подтверждают выполнение процедуры.
Шаг 3. Разработайте процедуры и локальные акты
После определения процессов необходимо описать порядок их выполнения.
Это могут быть:
- порядок обучения работников;
- порядок обеспечения СИЗ;
- нормы выдачи;
- порядок медицинских осмотров;
- порядок управления профессиональными рисками;
- регламент внутреннего контроля;
- порядок реагирования на происшествия;
- другие документы.
Часть процедур может быть оформлена разделами Положения о СУОТ, часть — отдельными ЛНА.
Шаг 4. Разработайте инструкции по охране труда
Инструкции разрабатывают с учетом требований приказа Минтруда России № 772н, результатов оценки профессиональных рисков и фактически выполняемых работ.
Они могут разрабатываться:
- по профессиям и должностям;
- по видам работ;
- по направлениям функциональной деятельности.
Документы должны учитывать реальное оборудование, рабочие операции и выявленные опасности.
Шаг 5. Утвердите документы
Готовые документы необходимо утвердить в порядке, установленном работодателем.
Приказы об утверждении позволяют определить:
- дату введения документа в действие;
- ответственного за хранение;
- ответственного за актуализацию;
- порядок доведения документа до работников.
Шаг 6. Ознакомьте работников
Работников знакомят с локальными нормативными актами и инструкциями, которые непосредственно связаны с их трудовой деятельностью.
Необходимые документы или их копии размещаются в структурных подразделениях либо предоставляются ответственным лицам.
Шаг 7. Организуйте пересмотр и актуализацию
Разработка документов не заканчивается после их утверждения.
Комплект необходимо пересматривать при изменении:
- законодательства;
- структуры организации;
- штатного расписания;
- оборудования;
- технологий;
- условий труда;
- результатов СОУТ;
- профессиональных рисков;
- результатов расследований и внутренних проверок.
В самой СУОТ необходимо установить, кто отвечает за выявление необходимости пересмотра и подготовку новой редакции документа.
Как построить структуру Положения о СУОТ
При разработке документа удобно ориентироваться на структуру Примерного положения по приказу № 776н, адаптируя ее к особенностям организации.
Общие положения
В разделе определяют:
- область применения;
- цели документа;
- основные термины;
- структуру СУОТ;
- категории работников и подразделений, на которые распространяется система.
Разработка и внедрение СУОТ
Определяются:
- политика работодателя;
- цели в области охраны труда;
- распределение обязанностей;
- участие работников и их представителей;
- порядок внедрения системы.
Планирование
В этом блоке устанавливают:
- порядок идентификации опасностей;
- оценку профессиональных рисков;
- мероприятия по улучшению условий труда;
- планирование обучения;
- медицинские осмотры;
- другие необходимые мероприятия.
Обеспечение функционирования СУОТ
Определяются необходимые ресурсы:
- персонал;
- компетенции;
- информирование работников;
- взаимодействие подразделений;
- управление документированной информацией.
Функционирование СУОТ
Описываются основные процессы:
- обучение;
- обеспечение СИЗ;
- медицинские осмотры;
- управление профессиональными рисками;
- расследование несчастных случаев;
- учет микротравм;
- реагирование на аварийные ситуации;
- другие процессы организации.
Оценка результатов деятельности
Работодатель устанавливает:
- виды внутреннего контроля;
- периодичность проверок;
- критерии оценки;
- показатели результативности СУОТ;
- порядок оформления результатов.
Улучшение функционирования СУОТ
Определяются:
- основания для пересмотра системы;
- порядок разработки корректирующих мероприятий;
- контроль выполнения решений;
- актуализация документов.
Главная задача — не воспроизвести структуру приказа № 776н слово в слово, а описать реально действующую систему конкретного работодателя.
Как организовать управление документами СУОТ
Документы необходимо не только разработать и утвердить. Работодатель должен организовать их дальнейшее использование, хранение и актуализацию.
Для этого необходимо определить:
Кто разрабатывает документы
Для каждого ЛНА устанавливается ответственное лицо или подразделение.
Это может быть специалист по охране труда, руководитель подразделения, кадровая служба или другой назначенный работник.
Кто согласовывает и утверждает
Порядок зависит от типа документа, структуры организации и наличия представительного органа работников.
Где хранятся документы
Необходимо определить место хранения:
- оригиналов;
- рабочих экземпляров;
- электронных версий;
- архивных редакций.
Документы должны быть доступны лицам, которым они необходимы для выполнения обязанностей.
Как выдаются копии
Инструкции, программы и другие документы могут передаваться руководителям подразделений или размещаться непосредственно на рабочих местах.
Следует исключить использование устаревших редакций.
Кто отвечает за актуализацию
Для документов необходимо определить ответственных за:
- отслеживание изменений законодательства;
- пересмотр;
- подготовку новых редакций;
- замену устаревших экземпляров.
Когда документы пересматриваются
Основания для пересмотра должны быть закреплены в системе.
Например:
- изменение НПА;
- изменение оборудования;
- изменение технологии;
- появление новых профессий;
- результаты СОУТ и оценки рисков;
- несчастный случай;
- выявленные внутренним аудитом несоответствия.
Как изымаются устаревшие документы
После утверждения новой редакции необходимо обеспечить прекращение использования предыдущей версии.
Это особенно важно для инструкций и документов, непосредственно применяемых руководителями и работниками.
Типичные ошибки при разработке документов СУОТ
Копирование приказа № 776н
Положение практически полностью повторяет Примерное положение, но не учитывает структуру организации, используемое оборудование и реальные технологические процессы.
В результате документ формально существует, но по нему невозможно понять, как СУОТ работает именно у этого работодателя.
Процедуры без ответственных и сроков
Процесс указан, но не определено:
- кто его выполняет;
- кто контролирует;
- когда он должен выполняться;
- каким документом подтверждается результат.
Несоответствие оценке профессиональных рисков
В Положении описывается управление профессиональными рисками, но отсутствуют подтверждающие документы: перечень опасностей, карты или реестр рисков, план мероприятий.
Отсутствие связи между документами
Например, в карте профессиональных рисков предусмотрено мероприятие, которое не отражено в инструкции, программе обучения или плане мероприятий.
Документы СУОТ должны работать как единая система.
Нет ознакомления работников
Документ утвержден, но работники, которых он касается, с ним не ознакомлены.
Не организовано управление редакциями
В подразделениях продолжают использовать устаревшие инструкции и положения после утверждения новых версий.
Отсутствие актуализации
Организация изменила структуру, открыла новую площадку, модернизировала оборудование или ввела новые виды работ, но документы остались прежними.
За нарушение государственных нормативных требований охраны труда может наступить административная ответственность по статье 5.27.1 КоАП РФ.
Чек-лист: проверяем документы СУОТ
- Положение о СУОТ утверждено и соответствует фактической структуре организации.
- Политика и цели в области охраны труда сформулированы.
- Процессы СУОТ определены.
- За каждый процесс назначены ответственные.
- Определена периодичность выполнения процедур.
- Процессы подтверждаются соответствующими документами.
- Перечень опасностей и результаты оценки профрисков оформлены.
- План мероприятий по управлению рисками утвержден.
- Инструкции соответствуют реальным работам.
- Порядок внутреннего контроля закреплен.
- Результаты проверок оформляются документально.
- Работники ознакомлены с необходимыми ЛНА.
- Определены правила хранения документов.
- Назначены ответственные за актуализацию.
- Устаревшие редакции выводятся из обращения.
- Установлены основания для пересмотра документов.
Периодическая проверка документации позволяет выявлять несоответствия до визита инспектора. Подробнее о таком подходе читайте в статье «Аудит охраны труда: комплексный анализ системы управления охраной труда».
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли отдельное Положение о СУОТ?
Статьи 214 и 217 ТК РФ требуют создания и обеспечения функционирования системы. На практике подтверждением служит именно положение: другого документа, описывающего систему целиком, не установлено.
Можно ли взять Примерное положение по приказу № 776н как есть?
Нет. Оно задает ориентир по структуре и содержанию. При проверке документы сопоставляются с фактическими процессами организации, поэтому простое копирование примерного документа не позволяет полноценно описать действующую систему.
Нужна ли СУОТ микропредприятию?
Нужна. Исключений из обязанности по созданию и функционированию СУОТ только из-за небольшой численности работников нет. Отличаться может объем процессов и документации.
Как часто пересматривать Положение о СУОТ?
Плановую периодичность работодатель определяет самостоятельно. Внеплановая актуализация проводится при возникновении оснований: изменении законодательства, структуры организации, технологических процессов, оборудования и условий труда.
Нужно ли утверждать Положение о СУОТ приказом?
На практике Положение вводят в действие организационно-распорядительным документом работодателя. В нем можно определить дату начала действия и ответственных за хранение и актуализацию.
Кто должен разрабатывать документы СУОТ?
Работодатель определяет ответственных самостоятельно.
Практически разработкой занимаются специалист по охране труда, служба охраны труда и другие подразделения в зависимости от содержания документа. Например, кадровая служба может участвовать в процессах обучения и медосмотров, а руководители подразделений — в разработке инструкций и оценке фактических рисков.
Разработка документов СУОТ под организацию
Комплект документов СУОТ должен отражать реальную деятельность работодателя: его структуру, оборудование, профессии, профессиональные риски и действующие процессы.
ЦОТ НСС Консалт выполняет разработку и внедрение СУОТ, проводит оценку профессиональных рисков, разрабатывает положение, процедуры, инструкции и другие необходимые документы.
Также проводится аудит действующей системы с сопоставлением локальной документации и реальных процессов организации.
Оставьте заявку, и специалист ЦОТ НСС Консалт свяжется с вами.