Офисная деятельность компании, несмотря на относительную безопасность, не освобождает работодателя от выполнения требований охраны труда. Перечень документов по охране труда в офисе формируется уже с момента заключения первого трудового договора. Его состав зависит от численности работников, результатов СОУТ, оценки профессиональных рисков и фактических обязанностей сотрудников.
Обязан ли офис вести документы по охране труда
Компания арендует два кабинета, в штате 10 человек: бухгалтерия, юрист, менеджеры, курьер. Внеплановая проверка ГИТ. Еще до визита инспектора работодателю направят уведомление и запросят документы по охране труда. Проверять будут в первую очередь именно их.
Статья 214 ТК РФ не делает исключений ни по виду деятельности, ни по численности работников. Отличается только состав комплекта.
От чего зависит перечень документов
Готового списка ЛНА, в том числе для офиса, в законодательстве нет. Перечень формируют под конкретную организацию. На его объем влияют пять факторов.
Численность работников. Порог — 50 человек. При большей численности работодатель создает службу охраны труда или вводит должность специалиста и утверждает положение о службе. При меньшей обязанности исполняет руководитель, назначенный приказом работник или сторонняя организация; основание — приказ о возложении обязанностей или договор ГПХ.
Дистанционные работники. Статья 312.7 ТК РФ сокращает перечень обязанностей работодателя в отношении таких сотрудников. Остаются расследование несчастных случаев, исполнение предписаний ГИТ, социальное страхование и ознакомление с требованиями охраны труда. Вводный инструктаж проводят и дистанционным работникам, запись об этом документально фиксируют.
Ответственные лица. Каждое назначение оформляется приказом: ответственный за охрану труда, пожарную безопасность, электрохозяйство, состав комиссии по расследованию несчастных случаев, проведению СОУТ и ОПР.
Фактические обязанности работников. Все трудовые действия офисного персонала должны быть отражены в должностных инструкциях: менеджер ездит к клиентам на служебном автомобиле, снабженец бывает на складе, офис-менеджер поднимается на стремянку в архиве.
Подробнее о формировании комплекта ЛНА читайте в статье «С чего начинать разработку локальных документов по охране труда?».
Какие документы по охране труда должны быть в офисе в 2026 году
| Документ | Обязателен для офиса | Основание |
|---|---|---|
| Политика и положение о СУОТ | Да | ст. 214 ТК РФ, приказ 776н |
| Приказы о назначении ответственных лиц | Да | ст. 214, 217 ТК РФ |
| Инструкции по охране труда | Да | приказ 772н |
| Программы вводного и первичного инструктажей | Да | ПП 2464 |
| Перечень освобожденных от инструктажа и обучения | Да, если применяется п. 13 и 54 Правил 2464 | ПП 2464 |
| Документы регистрации инструктажей | Да | ПП 2464 |
| Протоколы проверки знаний, выписки из реестра | Да | ПП 2464 |
| Отчет о спецоценке, декларация соответствия | Да | закон 426-ФЗ |
| Материалы оценки профессиональных рисков | Да | ст. 218 ТК РФ, приказ 926 |
| Перечень мероприятий по улучшению условий труда | Да | приказ 771н |
| Документы информирования об условиях труда | Да | ст. 216.2 ТК РФ, приказ 773н |
| Журнал учета микротравм | Да | ст. 226 ТК РФ, приказ 632н |
| Нормы выдачи и личные карточки СИЗ | При наличии вредных факторов | приказ 766н |
| Списки и направления на медосмотр | По факторам и видам работ | приказ 29н |
Документы по обучению: что меняется с 31 августа 2026 года
Правила обучения по охране труда утверждены постановлением Правительства РФ № 2464. Постановление Правительства РФ от 30.06.2026 № 805 продлило срок их действия до 1 сентября 2032 года и внесло 34 поправки. Поправки вступают в силу 31 августа 2026 года.
Офиса напрямую касаются две.
Освобождение от первичного инструктажа, п. 13 Правил. Сейчас работника могут освободить, если его труд связан с компьютерной, офисной и бытовой техникой вне технологического процесса, при отсутствии других источников опасности и при классе условий труда 1 или 2. С 31 августа формулировку уточнят: деятельность должна быть связана «исключительно» с такими источниками. Условие об отсутствии других источников опасности исключат.
Освобождение от обучения по программе Б, п. 54 Правил. Изменение аналогичное. Работников рабочих профессий по этому основанию не освобождают.
Типичная ошибка. Составленный перечень освобожденных должностей утвержден в 2021 году и больше не пересматривался.
Что делать: до 31 августа 2026 года сверить перечень с картами оценки профрисков и должностными обязанностями, исключить спорные должности, утвердить новую редакцию приказом.
Документы по СОУТ и оценке профессиональных рисков
После спецоценки хранятся отчет о проведении СОУТ, приказ о создании комиссии, перечень рабочих мест, карты СОУТ с подписями работников и декларация соответствия. Последнюю подают на места с классом условий труда 1 и 2, для офиса это обычно все места. Срок ее действия не ограничен, она прекращает действие при несчастном случае или профзаболевании.
Подробнее о проведении специальной оценки условий труда можно узнать на странице «Специальная оценка условий труда».
По оценке профрисков оформляют перечень идентифицированных опасностей, описание применяемого метода оценки, карты или реестр профрисков с уровнями, план мероприятий по снижению рисков.
Чаще всего при проверке отсутствует план мероприятий по снижению рисков. Второй случай ошибки — опасности переписаны из типового перечня. Например, в карте бухгалтера указано падение с высоты, а статическая нагрузка не указана.
Подробнее об этой процедуре: оценка профессиональных рисков.
Документы по СУОТ
Положение о СУОТ разрабатывают на основе Примерного положения, утвержденного приказом Минтруда № 776н, согласуют с профсоюзом при его наличии и утверждают приказом руководителя.
Содержание, как правило, стандартное: политика и цели в области охраны труда, распределение обязанностей, процедуры (обучение, оценка профрисков, расследование происшествий (несчастных случаев, профзаболеваний и микротравм), порядок внутренних проверок (если они проводятся).
Типичная ошибка. В положение переносят шаблон с описанием рабочих мест, оборудования и профессий, которых в организации нет. При проверке такой документ не подтверждает, что действующая система работает и вообще существует.
Подробнее о разработке системы управления охраной труда: разработка и внедрение СУОТ.
Какие журналы по охране труда должны быть в офисе
На практике в офисных компаниях заводят следующие документы:
- Журнал регистрации вводного инструктажа.
- Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте — если есть работники, не освобожденные от первичного инструктажа.
- Журнал учета микроповреждений.
- Журнал учета инструкций по охране труда.
- Журнал выдачи инструкций.
Журналы, фиксирующие проведение инструктажей, не обязательно должны быть в формате «журнала». Работодатель может сам определить форму фиксирующего документа. Вести его необходимо только на бумаге. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает документы о прохождении инструктажей, подписываемые работником лично, из электронного документооборота.
Законопроект о переводе их в электронный вид внесен в Госдуму, но пока не принят.
Журналы учета инструкций и их выдачи не являются обязательными. Их можно вообще не заводить.
Журнал учета микротравм лучше всего завести по рекомендуемой форме (Приложение № 2 приказом Минтруда России от 15 сентября 2021 № 632н).
Какие документы по охране труда запрашивает ГИТ при проверке
Первыми запрашивают положение о СУОТ, приказы на ответственных, отчет о проведении СОУТ, материалы оценки профрисков, перечень освобожденных от первичного инструктажа и журналы инструктажей. Во вторую очередь — протоколы проверки знаний, инструкции с листами ознакомления, при наличии оснований: карточки СИЗ и списки на медосмотр.
Подробнее о подготовке к контролю со стороны инспекции читайте в материале «Документы по охране труда при проверке Государственной инспекции труда».
Ответственность за отсутствие документации установлена статьей 5.27.1 КоАП РФ. Штраф на организацию по части 1 — от 50 000 до 80 000 рублей, по части 2 за нарушения при проведении СОУТ — от 60 000 до 80 000 рублей, по части 3 за допуск без инструктажа/обучения или медосмотра — от 110 000 до 130 000 рублей.
Какие документы обязательны не для каждого офиса
Документы по медосмотрам. Работа за компьютером сама по себе основанием не является. Направление на прохождение процедуры по п. 4.2.5 приказа Минздрава № 29н требуется при трех условиях одновременно: воздействие электромагнитного поля широкополосного спектра частот, превышение ПДУ и вредные условия труда по СОУТ. При 2 классе оснований для медосмотра нет. Исключение — офисы организаций пищевой промышленности, торговли, общепита, медицинских и детских учреждений.
Документы по СИЗ. При отсутствии вредных факторов по результатам СОУТ нормы выдачи и личные карточки не оформляют.
Положение о службе охраны труда. При численности 50 работников и меньше служба не создается. При этом, если численность штатного персонала больше 50, службу могут не создавать и ограничиться введением должности специалиста.
Инструкция на каждый прибор. Инструкции разрабатывают по должностям и по видам работ.
Типичные ошибки при оформлении документов по охране труда
Устаревшие ссылки. В инструкциях и положениях остаются ссылки на утратившие силу нормативные акты. Документ со ссылкой на недействующую норму считается недействующим.
Отсутствие пересмотра. Организация сменила офис, ввела новые должности, приняла дистанционных работников, а комплект остался прежним.
Отсутствие подписей. Инструкция утверждена, лист ознакомления не заполнен. Работник ничего не знает о существовании локальных актов по охране труда.
Несоответствие фактической деятельности. В положении о СУОТ описан производственный участок, в картах профрисков указаны работы на высоте, а в штатном расписании всего 12 должностей и все офисные.
Чек-лист: проверяем комплект документов по охране труда
- Положение о СУОТ соответствует фактической деятельности.
- Приказы на ответственных лиц оформлены.
- Комиссия создана, ее члены обучены.
- Инструкции разработаны по должностям, листы ознакомления подписаны.
- СОУТ проведена, декларация подана.
- Карты профрисков и план мероприятий оформлены.
- Журналы (при наличии) заполняются без пропусков.
- Протоколы и выписки из реестра сохранены.
Чек-лист: что обновить в 2026 году
- Перечни освобожденных от первичного инструктажа и от обучения по программе Б — под критерий «исключительно».
- Положение о порядке обучения и раздел СУОТ об обучении.
- Программы вводного и первичного инструктажей.
- Форма протокола: регистрационный номер из реестра указывают в протоколе либо прикладывают выписку.
- Ссылки на нормативные акты во всех локальных документах.
Часто задаваемые вопросы
Нужны ли документы по охране труда небольшому офису?
Нужны. От численности работников зависит только объем комплекта.
Обязательно ли положение о СУОТ?
Обязательно. СУОТ создается в каждой организации, положение подтверждает ее наличие.
Можно ли вести журналы в электронном виде?
Журналы инструктажей — нельзя. Остальные формы можно, если это разрешено нормативным и закреплено локальным актом.
Требуется ли оценка профрисков в офисе?
Требуется. Исключений по виду деятельности и численности работников нет.
Какие документы чаще всего становятся причиной штрафов?
Отсутствие обучения и проверки знаний, отсутствие СОУТ и оценки профрисков, инструкции без подписей.
Разработаем комплект документов для вашего офиса
ЦОТ НСС Консалт осуществляет аудит документов по охране труда и их разработку в необходимом объеме с учетом вида деятельности компании.
Подробнее об услуге: разработка документов по охране труда.
Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с Вами.