Проверка Государственной инспекции труда – событие, к которому любая организация должна быть готова всегда. И фундаментом этой готовности служит безупречно организованная документация по охране труда. В этой статье мы подробно разберем, с какими видами проверок вы можете столкнуться, и какие именно документы станут вашим главным аргументом в диалоге с инспектором.
Виды проверок Госинспекции труда
Понимание того, какой именно визит ожидает вашу организацию, позволяет лучше подготовиться и сфокусировать усилия. Государственная инспекция труда осуществляет контроль за соблюдением трудового законодательства, включая нормы охраны труда, через несколько основных форматов проверок, каждый из которых имеет свои особенности, основания и процедуры.
Работодатель обязан обеспечить беспрепятственный допуск в установленном порядке должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права…..в целях проведения проверок условий и охраны труда…
Плановые проверки проводятся на основании ежегодно утверждаемых планов, которые публикуются на официальных сайтах прокуратуры и самой ГИТ в конце предшествующего года. Основным критерием включения в план является отраслевая принадлежность предприятия, уровень профессионального риска его деятельности, а также сроки проведения предыдущей плановой проверки. Для большинства организаций такая проверка не должна проводиться чаще, чем раз в три года, хотя для высокорисковых объектов этот срок может быть сокращен. Ключевая особенность плановой проверки – предварительное уведомление. Организация должна быть извещена о визите инспекции не менее, чем за двадцать четыре часа до начала мероприятия, обычно в письменной форме. Это дает время для сбора необходимых документов и моральной подготовки ответственных лиц. Цель плановой проверки – комплексная оценка соблюдения всех норм трудового права на предприятии за определенный период.
Внеплановые проверки, как следует из названия, проводятся вне утвержденного графика и без предварительного предупреждения в большинстве случаев. Оснований для их инициирования значительно больше, и они связаны с конкретными событиями или поступившей информацией. Наиболее серьезным основанием является произошедший на производстве несчастный случай, особенно групповой, тяжелый или со смертельным исходом. В этом случае инспекция выезжает оперативно для расследования причин и выявления нарушений. Другим частым основанием является поступление жалобы от работников или их представительного органа на нарушение их трудовых прав, в том числе в области охраны труда. Жалоба должна быть конкретной, обоснованной и оформленной в письменном виде. Также внеплановая проверка может быть назначена по требованию прокурора или для контроля исполнения ранее выданного предписания об устранении нарушений. Существенное отличие – инспектор может появиться внезапно, и готовность документов должна быть перманентной.
Существуют также документарные проверки, которые проводятся без выезда инспектора на место. В этом случае инспекция направляет в организацию запрос о предоставлении копий определенных документов по охране труда и трудовым отношениям. Предприятие обязано предоставить запрашиваемые материалы в установленный срок. Такой формат позволяет инспекции провести первичный анализ ситуации на основании бумаг. Если в ходе документарной проверки выявятся серьезные нарушения или возникнут сомнения в достоверности предоставленной информации, это может послужить основанием для проведения уже выездной внеплановой проверки. Поэтому даже на запрос документов необходимо реагировать оперативно и предоставлять полные, актуальные и достоверные данные.
Работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение локальных нормативных актов по охране труда с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками представительного органа (при наличии такого представительного органа) в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.
Какие документы нужно предъявить инспектору ГИТ?
Итак, инспектор на пороге. Независимо от вида проверки, его внимание будет приковано к документам. Они – объективное свидетельство того, как в организации выстроена система управления охраной труда, соблюдаются ли требования законодательства. Отсутствие или неправильное оформление даже одного важного документа может повлечь замечания и санкции. Документацию можно условно разделить на несколько крупных блоков, которые инспектор будет запрашивать последовательно.
Первая и основная группа – это локальные нормативные акты, формирующие правовую базу охраны труда в организации. Центральное место здесь занимает Положение о системе управления охраной труда. Этот документ должен соответствовать требованиям действующего законодательства и подробно описывать, как именно в компании организована работа по обеспечению безопасности: распределение ответственности, процедуры идентификации опасностей и оценки рисков, порядок проведения инструктажей и обучения, расследования несчастных случаев, обеспечения средствами индивидуальной защиты и т.д. Не менее важны Инструкции по охране труда для каждой профессии и каждого вида выполняемой работы. Они должны быть разработаны на основе типовых инструкций, утверждены руководителем с учетом мнения профсоюза, своевременно пересматриваться и выдаваться работникам под роспись. Обязательно наличие перечня профессий и работ, требующих прохождения обязательных медицинских осмотров, а также перечня должностей и профессий, связанных с работами, на которых ограничивается применение труда женщин и лиц моложе 18 лет. Также к этому блоку относятся отчет о СОУТ и перечень мероприятий по улучшению условий труда, разработанный по ее результатам, а также документы, подтверждающие проведение оценки профессиональных рисков. Документы, регламентирующие выдачу СИЗ, смывающих средств (Нормы, Порядок), молока или лечебно-профилактического питания также должны быть в полном порядке.
Вторая критически важная группа документов — подтверждение выполнения организационных мероприятий. Инспектор обязательно проверит факт проведения всех видов инструктажей по охране труда. Это может подтверждаться журналом регистрации вводного инструктажа и журналами регистрации инструктажей на рабочем месте, где должны быть подписи инструктируемого и инструктирующего, даты проведения и темы инструктажа, либо другими документами, которые установил для регистрации этих мер работодатель. Наличие протоколов о проверке знаний требований охраны труда (выгруженных из реестра обученных лиц Минтруда России) у руководителей, специалистов, работников рабочих профессий – обязательное требование. Для работников, занятых на работах, требующих специальной подготовки (на высоте в ОЗП), необходимы удостоверения о допуске к таким работам. Документы, подтверждающие прохождение обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров – заключения, должны храниться в организации и предъявляться по запросу. Инспектор вправе запросить трудовые договора, чтобы проверить наличие в них обязательных условий по охране труда, и личные карточки учета выдачи СИЗ. Если на предприятии есть электронные системы управления документами, важно обеспечить к ним оперативный доступ инспектора и подтвердить юридическую значимость электронных подписей.
Работодатель обязан обеспечить ведение реестра (перечня) нормативных правовых актов (в том числе с использованием электронных вычислительных машин и баз данных), содержащих требования охраны труда, в соответствии со спецификой своей деятельности, а также доступ работников к актуальным редакциям таких нормативных правовых актов
Третья группа включает документы, фиксирующие повседневную работу по обеспечению безопасности и реакцию на происшествия. Например, журналы учета присвоения группы I по электробезопасности неэлектротехническому персоналу. журналы регистрации, учета и проверки испытаний электроинструмента, средств защиты, лестниц, стремянок – все это свидетельствует о поддержании оборудования в безопасном состоянии. Журналы регистрации несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также материалы их расследования, включая акты по форме Н-1, приказы об утверждении состава комиссии и принятых мерах, должны храниться 45 и 75 лет соответственно. Документация по проведению административно-общественного контроля, включая акты проверок и предписания, также демонстрирует внутреннюю работу. Программы проведения инструктажей и обучения по охране труда, утвержденные руководителем, завершают эту группу. Не стоит забывать и о документах по пожарной безопасности, хотя их обычно проверяют сотрудники МЧС, инспектор ГИТ может обратить внимание на явные недочеты.
Инспектор – не противник, а партнер в деле обеспечения безопасных условий труда. Его задача – не наказать, а помочь выявить слабые места и предотвратить возможные трагедии. Предоставление полного комплекта правильно оформленных, актуальных документов – это ваш самый веский аргумент, демонстрирующий серьезность подхода. Регулярный аудит своей документации, своевременное обновление локальных актов в соответствии с изменениями законодательства, скрупулезное ведение журналов и учетных форм – вот залог спокойствия при любом визите контролирующих органов. Инвестируйте время и ресурсы в создание и поддержание этой системы. В конечном счете, это инвестиции не только в избежание штрафов и репутационных потерь, но и в самое ценное – жизнь и здоровье людей, доверивших вам свой труд. Документы – это карта вашей территории безопасности. Сделайте ее точной, подробной и всегда готовой к предъявлению.